Die öffentliche Verwaltung setzt in immer größerem Umfang moderne Software zur Erledigung ihrer Aufgaben ein. Durch ein zentrales Softwarevertrags- und Lizenzmanagement können die Kosten der IT-Nutzung erheblich gesenkt werden. Doch vielfach verzögert sich die Einführung eines derartigen Systems, wie eine aktuelle Untersuchung aus einem großen Bundesland belegt.
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In einem Softwarelizenzvertrag werden der Umfang und der rechtliche Rahmen der Softwarenutzung beschrieben. Liegen zu wenige Lizenzen vor, drohen empfindliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen wegen Verstoßes gegen das Urheber- und Vertragsrecht (Unterlizensierung). Der Erwerb zu vieler Lizenzen (Überlizensierung) widerspricht hingegen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit des Verwaltungshandelns. Ein zentrales Softwarevertrags- und Lizenzmanagement ermöglicht einen Abgleich der erworbenen und genutzten Software.
Die Vertragsbedingungen und die Lizenzstrategie lassen sich von zentraler Stelle aus optimal an die sich häufig ändernden Gegebenheiten anpassen. Nach Bündelung der speziellen Fachkompetenz in einer Zentralstelle muss sich nicht mehr jede einzelne Behörde mit den stetigen Änderungen der umfangreichen Vertrags- und Lizenzvorgaben auseinandersetzen. Dadurch lassen sich neben der Rechtssicherheit hohe Synergien erzielen.
Die IT-Strategie sieht die Einführung eines einheitlichen Lizenzmanagements vor
In einem großen Bundesland gibt es eine IT-Strategie, die im Jahr 2005 von der Landesregierung beschlossen worden war. Sie ist für alle Behörden des Bundeslandes verbindlich. In der IT-Strategie wird vorgegeben, dass ein Konzept zur Einführung eines Lizenzmanagements erarbeitet und umgesetzt werden soll. Bisher fehle ein landesweiter und verlässlicher Überblick über die installierte und gekaufte Software. Aus finanziellen und rechtlichen Gründen müsse dafür Sorge getragen werden, dass die Landesbehörden weder unter- noch überlizensiert seien. Bei ressortübergreifend eingesetzter Software solle eine Zentralstelle die Verhandlungen und den Abschluss von Verträgen vornehmen bzw. koordinieren, um eine gebündelte Verhandlungsposition gegenüber den Softwareanbietern zu schaffen.
Die zentrale Lösung wird kaum genutzt
2009 beauftragte das zuständige Finanzministerium eine nachgeordnete Behörde mit der Beschaffung und Einführung einer Standardsoftware für das Softwarevertragsmanagement und die Lizenzverwaltung. Die beauftragte Behörde erwarb 2014 eine Landeslizenz und betreibt zudem die zentrale Hardware für die Software. Für die Beschaffung und Pilotierung der Standardsoftware fielen Ausgaben von 2,7 Millionen Euro an. Wie eine Überprüfung ergab, wird die Standardsoftware jedoch nur in geringem Umfang genutzt. Bei der Verwaltung ihrer Softwareverträge und Lizenzen gehen die Landesbehörden zumeist andere Wege. Das Spektrum reicht von der Erfassung auf Papier über den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen bis hin zu eigenen IT-Verfahren. Dies alles vor dem Hintergrund, dass sich die Softwarekosten des Landes von 89 Millionen Euro im Jahr 2011 auf 187 Millionen Euro im Jahr 2017 mehr als verdoppelt haben.
Einsparungen in Millionenhöhe könnten erzielt werden
Die Vorteile einer zentralen Lösung für das Lizenzmanagement liegen auf der Hand: Ein landesweiter Überblick über die installierte und gekaufte Software ermöglicht strategische Entscheidungen. Haushaltsmittel, welche die Behörden trotz der kostenfreien Nutzungsmöglichkeit der erworbenen Landeslizenz bisher für eigene Lösungen aufwenden, lassen sich einsparen. Eine Zentralstelle für Softwareverträge erspart den Behörden, sich selbst mit den häufigen Anpassungen der komplexen Vertrags- und Lizenzbestimmungen auseinanderzusetzen. Ließen sich die immer weiter steigenden Softwarekosten nur um wenige Prozent verringern, entstünden Einsparungen in Millionenhöhe. Mehrere Studien zur Rentabilität eines zentralen Lizenzmanagements kommen zu Einsparpotenzialen zwischen 15 und 35 Prozent.
Die Uneinigkeit innerhalb der Landesregierung muss beendet werden
Immer noch vertreten die Ministerien des Bundeslandes unterschiedliche Positionen hinsichtlich des zentralen Softwarevertrags- und Lizenzmanagements: Sieben Ministerien befürworten eine zentrale Lösung, fünf Ministerien stellen diese hingegen infrage, da der Aufwand nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stünde. Das für Fragen der IT federführende Digitalministerium des Bundeslandes bewertet die zentrale Lösung nach wie vor positiv. Es wird Zeit, liebe Leserinnen und Leser, dass die Uneinigkeit innerhalb der Landesregierung beendet und die seit 2005 geltenden Vorgaben der IT-Strategie endlich umgesetzt werden, sagt verärgert
Gotthilf Steuerzahler
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Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar.
