Eine wirksame Organisationsarbeit leistet einen maßgeblichen Beitrag zu einem wirtschaftlichen Verwaltungshandeln, ihr sollte deshalb eine hohe Bedeutung zukommen. Tatsache ist jedoch, dass viele Behörden diese Aufgabe nicht im erforderlichen Umfang wahrnehmen.
Inhalt
Eine Kernaufgabe der Organisationsarbeit besteht darin, den organisatorischen Anpassungsbedarf an geänderte Rahmenbedingungen laufend zu ermitteln und dann entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Es geht also vorrangig um die Weiterentwicklung und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation in den Behörden. Dazu gehören die sachgerechte Verteilung von Aufgaben auf Stellen, ein zweckmäßiger Technikeinsatz an den Arbeitsplätzen sowie die Ermittlung und Fortschreibung des Stellenbedarfs, die Stellenbewertung und die Stellenbewirtschaftung. Weiterhin müssen Organisationsuntersuchungen durchgeführt werden; Aufgabenkritik, Analyse der Geschäftsprozesse und Personalbedarfsermittlungen gehören in diesen Zusammenhang.
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Die Organisationsaufgaben sollten in einer Organisationseinheit gebündelt wahrgenommen werden. Eine aktive Organisationsarbeit muss als Daueraufgabe verstanden werden. Es geht nicht um ein einmaliges Erfassen und Ordnen von Aufgaben und Leistungen, sondern um ein dauerhaftes Steuern und Koordinieren der Arbeitsprozesse zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung. So lässt sich eine Anpassung der Behördenorganisation an Veränderungen der Aufgabeninhalte sowie an die technischen Entwicklungen erreichen.
Organisationsarbeit wird nicht ausreichend wahrgenommen
Die Ergebnisse einer Untersuchung in einem großen Bundesland belegen, dass die Organisationsarbeit im Behördenalltag längst nicht den Stellenwert hat, den sie haben müsste. Untersucht wurden alle für Fragen der Organisation zuständige Referate in den Ministerien dieses Bundeslandes. Regelmäßig hatten sich die Organisationsreferate aus Kapazitätsgründen auf die Pflichtaufgaben der Organisationsarbeit beschränkt. Dazu zählen unter anderem die Geschäftsverteilung, die Arbeitsplatz- und Dienstpostenbewertungen und die Prüfung angemeldeter Mehrbedarfe. Weitergehende gestaltende Aufgaben wurden nicht wahrgenommen. Auch war wegen fehlender Kapazitäten nur eine sehr geringe Anzahl von Organisationsuntersuchungen durchgeführt worden.
Die Personalausstattung wurde vielfach nicht erhöht
Weiterhin wurde im Zuge der Untersuchung der Frage nachgegangen, wie sich der Personaleinsatz für Organisationsaufgaben in den Ministerien in den letzten Jahren entwickelt hat. Die Personalausstattung der Organisationsreferate lässt erkennen, welche Bedeutung die Behördenleitung der Organisationsarbeit zumisst. In sieben von zehn Ministerien war der Personaleinsatz in der Zeit von 2015 bis 2019 gleich geblieben oder hatte sich nur geringfügig erhöht. Lediglich das Wissenschaftsministerium, das Kultusministerium und das Justizministerium hatten den Stelleneinsatz für Organisationsaufgaben zwischenzeitlich nennenswert erhöht. Die Erhöhung im Justizministerium war zum großen Teil auf die Digitalisierungsbestrebungen im Rahmen des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs zurückzuführen. Dieses Beispiel zeigt, dass ein deutlich höherer Personaleinsatz erforderlich ist, um die Aufgaben der Digitalisierung bewältigen zu können.
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Herausforderungen für die Organisationsarbeit
Die wirtschaftliche Erfüllung der Behördenaufgaben und der stattfindende Wandel zu einer digitalisierten Verwaltung erfordern in besonderem Maße eine aktive Organisationsarbeit, um eine insgesamt effektive und effiziente Umsetzung der E-Government-Anforderungen realisieren zu können. Eine Beschränkung auf technische Fragen greift allerding zu kurz. Auch im fortschreitenden Digitalisierungsprozess gilt der Grundsatz „Organisation vor IT“. Dieser besagt, dass die organisatorische Betrachtung und Anpassung zwingend vor der Einführung technischer Verfahren erfolgen muss. Auch die Auswirkungen des demografischen Wandels stellen eine Herausforderung für die Organisationsarbeit dar. Zwar betrifft dies zunächst Fragen der Personalwirtschaft, darüber hinaus jedoch auch organisatorische Fragestellungen. Wenn aufgrund des zu erwartenden Fachkräftemangels nicht mehr jede Stelle adäquat besetzt werden kann, müssen die Auswirkungen durch technische oder organisatorische Lösungen abgemildert werden, damit die öffentliche Verwaltung weiter handlungsfähig bleibt.
Organisationsarbeit macht sich bezahlt
Damit die Verwaltung den vorhandenen und auch künftigen Anforderungen gerecht werden kann, ist eine konsequente Organisationsarbeit unerlässlich. Wo dies bisher nicht der Fall ist, muss die Wahrnehmung der Aufgabe erheblich intensiviert werden. Überall in den Behörden müssen Organisationsbereiche mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet werden. Die Erfahrungen zeigen, dass sich eine Organisationsarbeit im vorstehend beschriebenen Sinne stets „rechnet“. Auch die aktuelle Krise belegt, wie wichtig es ist, dass Behörden sich schnell umorientieren und sich den neuen Herausforderungen stellen. Und eine leistungsfähige, unverzüglich reagierende öffentliche Verwaltung ist derzeit ganz besonders wichtig, liebe Leserinnen und Leser, meint voller Überzeugung
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Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar.
