Bei der administrativen Abwicklung von Forschungsprojekten in den Hochschulen lässt sich noch vieles verbessern. Insbesondere durch die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und der elektronischen Akte können die hochschulinternen Prozesse optimiert werden.
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Die aus den Landeshaushalten stammenden Finanzmittel bilden nach wie vor die Hauptfinanzierungsquelle der staatlichen Hochschulen, damit diese ihre Aufgaben in Forschung und Lehre wahrnehmen können. Daneben haben Gelder, die von dritter Seite bereitgestellt werden, in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Diese sogenannten Drittmittel können von anderen öffentlichen Stellen, zum Beispiel vom Bund oder von der EU stammen, sie können aber auch von Privaten zur Verfügung gestellt werden, etwa von der Wirtschaft oder von Stiftungen des Privatrechts. Drittmittel sind deshalb so bedeutsam, weil allein mit den Landesmitteln der Forschungsbetrieb in den teuren naturwissenschaftlichen, medizinischen und ingenieurwissenschaftlichen Fächern nicht aufrechterhalten werden könnte.
Das gestiegene Drittmittelvolumen führt neben dem entsprechenden wissenschaftlichen Aufwand auch zu einer höheren Belastung mit administrativen Tätigkeiten. Vor diesem Hintergrund hat vor kurzem der Rechnungshof eines großen Bundeslandes das Drittmittelmanagement bei zwölf Universitäten und zwei Fachhochschulen untersucht und eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen gemacht.
Viele Beteiligte bei Forschungsprojekten
Bei Drittmittelprojekten müssen regelmäßig verschiedene hochschulinterne Akteure zusammenwirken (Wissenschaftler, Fachbereiche, Hochschulverwaltung). Innerhalb der Hochschulverwaltung sind wiederum mehrere Stellen mit der Bearbeitung von Drittmittelprojekten befasst. Nach den Feststellungen des Rechnungshofs kam es häufig deshalb zu Problemen, weil die Zuständigkeiten nicht klar definiert waren, weil identische oder zumindest ähnliche Aufgaben von verschiedenen Beteiligten erledigt wurden und Arbeitsschritte nicht aufeinander abgestimmt waren. Hinzu kam, dass die Abläufe innerhalb der Hochschulen oftmals wenig transparent waren, sodass vermeidbare Bearbeitungspausen entstanden.
Uneinheitliche Datenhaltung bei der Projektbewirtschaftung
Vielfach wurden zentral und dezentral unterschiedliche Hilfsmittel wie Excel-Listen, Access-Datenbanken und individuelle Zusatzsoftware zur Projektbewirtschaftung genutzt, wodurch eine verteilte und uneinheitliche Datenhaltung entstand. Aufzubewahrende Dokumente wurden häufig in einer redundanten und inkonsistenten Sammlung von papierbasierten und digitalen Dokumenten vorgehalten. Dadurch ergaben sich in der Praxis Medienbrüche und unterschiedliche Informationsstände innerhalb der Hochschulen und unter den Projektpartnern. Die Folge davon waren hohe Such- und Kommunikations- bzw. Koordinationsaufwände.
Dokumentenmanagementsysteme müssen eingesetzt werden
Zum Zeitpunkt der Prüfung durch den Rechnungshof hatte keine Hochschule ein Dokumentenmanagementsystem in allen an der Abwicklung von Drittmittelprojekten beteiligten Organisationseinheiten eingeführt. Ebenso gab es an keiner Hochschule eine im Verfahrensablauf durchgängig nutzbare digitale Projektakte. In der Regel wurden Akten vorgefunden, die zumindest teilweise papiergebunden waren. Nur in Teilbereichen waren digitale Lösungen eingeführt worden. Der Rechnungshof hat dazu ausgeführt, dass der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems zur Optimierung der Prozesse im Drittmittelmanagement und zur Archivierung von Dokumenten unumgänglich ist. Ein solches System würde insbesondere die oftmals dezentrale, redundante und heterogene Datenhaltung ersetzen.
Zusätzlich müssen workfloworientierte Lösungen eingeführt werden
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems und einer digitalen Projektakte können aber nur dann ausgeschöpft werden, wenn zugleich für die hochschulinternen Prozesse bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten digitale prozess- und workfloworientierte Lösungen eingeführt werden. Erst hierdurch kann die übergreifende Informationsbereitstellung ihren vollen Nutzen für möglichst viele Verfahrensbeteiligte entfalten. Zugleich würde hierdurch die Akzeptanz der erforderlichen Veränderungen bei den Nutzern deutlich erhöht.
Die IT-Unterstützung wird überall verbessert
Die Hochschulen haben die Vorschläge des Rechnungshofs zum Anlass genommen, ihre Prozesse in Bezug auf Ziele, Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems einschließlich der Einführung der elektronischen Akte wird von den Hochschulen übereinstimmend für notwendig gehalten.
Die meisten Hochschulen haben in diesem Bereich mit den Planungen begonnen, teilweise sind Dokumentenmanagementsysteme und elektronische Akten inzwischen vorhanden. Die geschilderte Entwicklung ist sehr zu begrüßen, liebe Leserinnen und Leser, hilft sie doch, die Abwicklung von Forschungsprojekten zu verbessern und zu beschleunigen. In der derzeitigen Krise ist echte Forschung wichtiger denn je und wird endlich wieder gesellschaftlich anerkannt, meint zustimmend
Ihr
Gotthilf Steuerzahler
www.krisensicherinvestieren.com
Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar.
