Die öffentliche Verwaltung tut sich häufig schwer mit naheliegenden Reformen, wie eine aktuelle Untersuchung aus einem großen Bundesland wieder einmal belegt. Obwohl seit zehn Jahren Verbesserungsvorschläge auf dem Tisch liegen, hat sich bei der Abrechnung der Reisekosten nicht viel getan.
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Das Reisekostenmanagement gehört zu den klassischen Querschnittsaufgaben von Behörden. Müssen Beschäftigte aus dienstlichen Gründen reisen oder umziehen, werden ihnen die notwendigen Auslagen (Reise- bzw. Umzugskosten) erstattet. Trennungsentschädigung wird bei Versetzungen oder Abordnungen gewährt. Die Reisekostenstellen in den Behörden sind in der Regel für alle drei Aufgaben zuständig.
Bereits im Jahr 2009 hatte ein Gutachter festgestellt, dass die Bearbeitungskosten für das Reisekostenmanagement in keinem angemessenen Verhältnis zu den Einsparungen stehen, die durch die Prüfung der Erstattungsanträge erzielt werden.
Der Gutachter hatte daher die Optimierung der Organisation und des Verfahrens empfohlen sowie eine risikoorientierte Prüfung der Erstattungsanträge angeregt. Die Landesregierung des betreffenden Bundeslandes beschloss daraufhin, die Abrechnungsprozesse zu verschlanken und die Zahl der Reisekostenstellen zu reduzieren. Weiterhin sah die Landesregierung eine umfassende IT-Unterstützung für die Erreichung der vorgenannten Ziele als notwendig an.
Bei den Abrechnungsstellen hat sich kaum etwas verändert
Im Rahmen einer erneuten Untersuchung wurde festgestellt, dass die Anzahl der Reisekostenstellen weitgehend unverändert geblieben ist. Ebenso hat sich die Anzahl der Behörden kaum verringert, in denen nur ein geringer Stellenanteil mit der Abrechnung von Reisekosten befasst ist. Die aktuelle Untersuchung ergab, dass in 31 Prozent aller befragten Reisekostenstellen Beschäftigte mit Stellenanteilen von unter 0,2 Vollzeitäquivalenten für die Bearbeitung von Reisekosten zuständig waren. Außerdem verbuchten 60 Prozent der befragten Reisekostenstellen weniger als 500 jährliche Zahlfälle. Dies entspricht nur gut zwei Zahlfällen pro Arbeitstag.
Die Abrechnungen sollten in Dienstleistungszentren gebündelt werden
Die höchste durchschnittliche Bearbeitungsquote hatten die acht Dienststellen mit mehr als 5.000 Zahlfällen im Jahr. Das Benchmarking belegte somit einen positiven Skaleneffekt, der sich nach Auffassung des Gutachters durch die Bündelung von Aufgaben des Reisekostenmanagements in Dienstleistungszentren realisieren ließe. Denn diese gewährleisteten eine Professionalisierung der Abrechnungen durch einen hohen Spezialisierungsgrad, einheitliche Qualitätsstandards und gleichmäßige Rechtsanwendung. Gleichzeitig hätten Dienstleistungszentren häufig eine stärker kundenorientierte Ausrichtung. Darüber hinaus könnten sich Ministerien und Behörden auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Eine leistungsfähige IT-Unterstützung ist kurzfristig nicht zu erwarten
In dem Gutachten wird kritisiert, dass das Finanzministerium die Einführung einer IT-Unterstützung für das Reisekostenmanagement und damit mögliche Optimierungen bzw. Einsparungen ohne erkennbaren Grund seit Jahren nicht forciert hat. Eine zentrale IT-Unterstützung sei bis heute nicht eingeführt worden. Im Rahmen des E-Government-Programms des Landes wurde allerdings zwischenzeitlich ein Projekt beschlossen, dessen Ziel der Aufbau eines Beschäftigtenportals ist. Über dieses Portal haben alle Beschäftigten einen einheitlichen Zugang zu den sie betreffenden Personalprozessen. Es ist beabsichtigt, auch die Querschnittsprozesse Reisekosten und Trennungsentschädigung zu standardisieren und in ein landesweit einheitliches System zu überführen. Die gesamte Prozesskette von der Antragstellung über die Genehmigung bis zur Abrechnung soll darin elektronisch abgebildet werden. Die Umsetzung des neuen Verfahrens ist allerdings erst mittelfristig zu erwarten.
Eine Vereinfachung des Reisekostenrechts steht weiterhin aus
Auch die Empfehlung aus der früheren Untersuchung, das Reisekostenrecht so zu gestalten, dass sich die Reisekostenvergütung nahezu ohne ergänzende Prüfung aus dem Gesetzestext ergibt, wurde bisher nicht umgesetzt. Damit korrespondiert, dass in der aktuellen Untersuchung 72 Prozent der befragten Reisekostenstellen eine Novellierung des Reisekostenrechts befürworteten, wobei der Wunsch nach generellen Vereinfachungen an erster Stelle stand. Der Gutachter hat die Novellierungsansätze aus der Praxis aufgenommen und das zuständige Finanzministerium gebeten, die Weiterentwicklung des Reisekostenrechts mit dem Ziel der Vereinfachung in die Wege zu leiten.
Eine risikoorientierte Bearbeitung sollte eingeführt werden
Eine Analyse der Abrechnungsdaten aus dem Jahr 2017 ergab, dass die geringwertigen Auszahlungsfälle (kleiner als 100 Euro) zwar 68 Prozent der gesamten Zahlfälle, aber nur 18 Prozent des Auszahlungsvolumens ausmachten. Im Sinne einer risikoorientierten Arbeitsweise wäre es aus der Sicht des Gutachters daher sachgerecht, die vorgenannten Zahlfälle unter 100 Euro nur noch eingeschränkt zu prüfen und lediglich Stichproben einer Vollprüfung zu unterziehen. Dementsprechend hat der Gutachter konkrete Vorschläge für die Implementierung eines Risikomanagements gemacht. Dessen Umsetzung wäre bereits jetzt möglich und würde den Prüfaufwand für die Reisekostenstellen deutlich minimieren.
Das Finanzministerium will die Mängel beheben
Das Finanzministerium des betreffenden Bundeslandes hat zu den Empfehlungen des Gutachters wie folgt Stellung genommen: Eine Zentralisierung von Aufgaben des Reisekostenmanagements sei beabsichtigt. Eine zentrale IT-Unterstützung werde alsbald in einzelnen Dienststellen pilotiert werden. Vorschläge für Rechtsvereinfachungen im Landesreisekostenrecht würden zurzeit erarbeitet. Die empfohlenen Maßnahmen für eine risikoorientierte Bearbeitungsweise würden befürwortet, deren vollständige Umsetzung sei jedoch erst mit einer automationsgestützten Bearbeitung sinnvoll. Nun, da wird ja langsam alles gut, wenngleich mit einer Verspätung von zehn Jahren, sagt spöttisch
Gotthilf Steuerzahler
www.krisensicherinvestieren.com
Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar.
