Die öffentliche Verwaltung in Deutschland setzt zunehmend Softwareprodukte zur Erledigung ihrer Aufgaben ein, was zu begrüßen ist. Nicht immer beachten die Behörden allerdings die Spielregeln, die für den Softwareeinsatz gelten, zum Beispiel beim Lizenzmanagement.
Inhalt
Software darf nicht ohne ein entsprechendes Nutzungsrecht verwendet werden. Dieses wird in dem vom jeweiligen Hersteller vorgegebenen Lizenzvertrag festgelegt. Darin wird beispielsweise bestimmt, unter welchen Voraussetzungen und wie oft das Programm installiert werden darf. Verstöße gegen einen Lizenzvertrag können rechtliche Schritte des Softwareherstellers nach sich ziehen, Vertragsstrafen oder Schadenersatzforderungen können die Folge sein. Den ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Einsatz von Software haben die Behörden im Rahmen eines Software-Lizenzmanagements zu überwachen. Es erfasst verschiedene Prozesse wie Beschaffung, Einsatz und Verwertung der Software und sichert somit den legalen und effizienten Umgang mit Softwarelizenzen ab.
Aktuelle Bestandsdaten zu erworbenen Lizenzen (Lizenzinventar) und installierter Software (Softwareinventar) sind die Grundlage des Software-Lizenzmanagements. Ein gut geführtes Lizenzmanagement sorgt für angemessene Lizenzkosten auf Seiten des Lizenznehmers und vereinfacht die Installation und Wartung von Software, sofern der Lizenzgeber andere Versionen bereitstellt. Weiterhin reduziert es das Risiko von nicht lizenzkonformen Installationen und führt zu einem bewussten Umgang mit der Ressource Software.
Sämtliche Behörden und Einrichtungen wurden überprüft
Ein Gutachter hat jetzt den Stand des Software-Lizenzmanagements in der Verwaltung eines Bundeslandes näher untersucht. Sämtliche Behörden und Einrichtungen des Bundeslandes wurden gebeten, innerhalb einer Frist von 6 Wochen Informationen über beschaffte Lizenzen bereitzustellen. Zahlreiche Dienststellen beantragten Fristverlängerungen, teilweise von mehreren Monaten. Dennoch waren die Angaben über die Lizenzen vielfach fehlerhaft und unvollständig. Häufig fehlten Angaben zur Anzahl beschaffter Lizenzen und Installationen oder zu den Ausgaben. Die Erhebung der Daten zog sich deshalb über einen Zeitraum von einem Jahr hin.
Jährliche Ausgaben von 10 Millionen für Softwarelizenzen
Zum festgesetzten Stichtag war bei den Behörden und Einrichtungen des Bundeslandes ein Bestand von rd. 469.000 Software-Lizenzen vorhanden. Die Gesamtausgaben für die beschafften Softwarelizenzen betrugen im untersuchten Zeitraum 70,8 Millionen Euro. Dieser Betrag ist ein Mindestwert, weil 20 von 43 Behörden die in früheren Zeiten beschafften Lizenzen nicht mitteilen konnten. Die Ausgaben für Softwarelizenzen beliefen sich in den letzten Jahren auf jeweils 10 Millionen Euro.
Eine beträchtliche Überlizenzierung wurde festgestellt
Von rund 469.000 beschafften Lizenzen waren etwa 428.000 Lizenzen tatsächlich installiert. Die Differenz von über 41.000 Lizenzen, d. h. die entstandene Überlizenzierung, entspricht einem Beschaffungswert von rd. 5,3 Millionen Euro. Die untersuchten Stellen führten ihre Bestandsverzeichnisse uneinheitlich. Häufig waren Bestandsverzeichnisse unvollständig, sechs lizenzverwaltende Stellen konnten gar keine Bestandsübersichten vorweisen. Dabei haben Behörden nach den geltenden Bestimmungen über ihre Vermögensgegenstände Buch zu führen, wozu auch die Softwarelizenzen gehören.
Aussonderungen unterblieben häufig
Lizenzen werden ausgesondert, wenn Software nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht mehr genutzt werden kann, den Sicherheitsanforderungen nicht mehr entspricht oder den Bedarf übersteigt und eine weitere Verwendung nicht mehr absehbar ist. Voraussetzung für den Aussonderungsprozess sind geeignete, dokumentierte Bestandsnachweise. Bei der Überprüfung gaben 26 Behörden an, keine Aussonderung von nicht mehr benötigten Softwarelizenzen durchzuführen. Teilweise waren noch immer Softwareprodukte mit längst abgelaufenem Support seitens der Hersteller im Bestand von Behörden.
Ein zentrales Lizenzmanagement muss aufgebaut werden
Angesichts der festgestellten Schwächen hat der Gutachter die Einrichtung eines zeitgemäßen Software-Lizenzmanagements in Anlehnung an die entsprechende ISO-Norm gefordert. Ein zentral betriebenes, behördenübergreifendes Lizenzmanagement sei zumindest bei Standardsoftware-Produkten anzustreben. Um eine ordnungsgemäße und nach einheitlichen Kriterien gestaltete Bestandsverwaltung von Softwarelizenzen zu gewährleisten, solle das Finanzministerium des Bundeslandes entsprechende Regelungen erlassen.
Nur vorübergehend ist zusätzliches Personal erforderlich
Von Seiten der Verwaltung des betreffenden Bundeslandes kam sofort der Einwand, dass der Aufbau ein modernes Lizenzmanagements mit den vorhandenen Kräften nicht geleistet werden könne, zusätzliches Personal müsse eingestellt werden. Es ist richtig, dass zunächst ein höherer Personaleinsatz nötig ist, um die Bestandsdaten zu aktualisieren und damit die Datenbasis für das Lizenzmanagement zu schaffen. Es handelt sich allerdings um einen vorübergehenden Effekt. Auf Dauer dürfte sich durch die angestrebte Zentralisierung und den Einsatz von IT-gestützten Werkzeugen sogar Personal beim Lizenzmanagement einsparen lassen, sagt nachdrücklich
Ihr
Gotthilf Steuerzahler, www.krisensicherinvestieren.com
Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar.
